Prélèvement à la source pour une entreprise étrangère :
obligations et représentant fiscal
Recruter un premier collaborateur en France sans y créer de structure est devenu courant : commercial terrain, ingénieur en télétravail, responsable de zone… Pourtant, cette souplesse a une contrepartie fiscale souvent sous-estimée. En effet, depuis le 1er janvier 2019, le prélèvement à la source entreprise étrangère s’applique à tout employeur qui verse des salaires imposables en France, qu’il y soit établi ou non.
Immatriculation, compte SEPA, choix entre DSN et PASRAU, désignation d’un représentant fiscal… Les étapes sont nombreuses et, surtout, leur ordre compte. C’est pourquoi, dans ce guide, GlobalPaie détaille les obligations réelles d’une société sans établissement en France, les cas où le représentant fiscal est obligatoire, et enfin la marche à suivre pour être en règle dès le premier bulletin.
⚡ L’essentiel en 30 secondes
Une entreprise étrangère sans établissement en France qui paie un salarié fiscalement domicilié en France doit : obtenir un SIRET, créer un espace professionnel sur impots.gouv.fr, disposer d’un compte bancaire SEPA, puis retenir l’impôt sur chaque paie et le déclarer via la DSN (salarié affilié à la Sécurité sociale française) ou le PASRAU (aucune cotisation en France). Par ailleurs, le représentant fiscal est obligatoire, sauf si l’employeur est établi dans l’Union européenne ou dans un pays ayant signé avec la France les conventions d’assistance administrative et de recouvrement.
📋 Sommaire
- Prélèvement à la source entreprise étrangère : qui est concerné ?
- DSN, PASRAU ou acompte : quel circuit déclaratif ?
- Le représentant fiscal : obligatoire ou facultatif ?
- Les étapes pour mettre en place le PAS
- Deux cas concrets
- Erreurs fréquentes et sanctions
- GlobalPaie, votre relais paie en France
- Questions fréquentes
Prélèvement à la source entreprise étrangère : qui est concerné ?
En pratique, la règle est simple : toutes les entreprises qui versent des salaires imposables en France doivent collecter et reverser le prélèvement à la source, selon l’administration fiscale. Par conséquent, le lieu d’établissement de l’employeur est, en principe, sans incidence.
La notion d’« employeur sans établissement en France »
Est considéré comme établi hors de France l’employeur qui n’a ni siège ni établissement stable sur le territoire français. C’est par exemple la situation typique d’une société allemande, américaine ou suisse qui emploie directement un salarié basé en France, sans bureau ni filiale. Pour cette démarche préalable, consultez donc notre guide sur l’immatriculation d’une entreprise étrangère en France.
Les salariés visés
Le prélèvement à la source entreprise étrangère vise les salariés fiscalement domiciliés en France qui y exercent leur activité. En revanche, un salarié non-résident relève d’un autre mécanisme : la retenue à la source spécifique aux non-résidents, calculée selon un barème distinct.
Employeur hors de France
Aucun siège, aucune succursale, aucun établissement stable sur le territoire.
Salarié résident fiscal français
Il vit en France et, de plus, y exerce son activité salariée de manière régulière.
Salaire imposable en France
La convention fiscale applicable attribue l’imposition de la rémunération à la France.
Employeur = collecteur
Il applique le taux transmis par la DGFiP, retient l’impôt, puis le reverse chaque mois.
DSN, PASRAU ou acompte : quel circuit déclaratif ?
Le support déclaratif dépend d’un seul critère : l’affiliation du salarié à la Sécurité sociale française. C’est donc ce point qu’il faut trancher en premier, avant toute démarche fiscale.
La DSN, circuit standard du salarié affilié en France
Lorsque le salarié cotise au régime français, l’entreprise étrangère dépose une DSN mensuelle sur net-entreprises.fr, le 5 ou le 15 du mois suivant selon son effectif. Ainsi, le montant de PAS y figure aux côtés des cotisations. Pour réviser les fondamentaux, voir notre article sur les déclarations sociales de l’entreprise : DSN et URSSAF.
Le TFE : le guichet simplifié de l’URSSAF
Le Titre Firmes Étrangères (TFE) permet aux employeurs sans établissement de déclarer leurs cotisations via l’URSSAF. De plus, si vous utilisez déjà le TFE, l’administration indique qu’aucune formalité supplémentaire n’est nécessaire pour le PAS, les sommes étant reversées par l’URSSAF à la DGFiP.
Le PASRAU, pour les employeurs sans cotisations en France
En revanche, quand le salarié reste affilié au régime social d’un autre pays (certificat A1, par exemple), l’employeur ne dépose pas de DSN. Il utilise alors le PASRAU (prélèvement à la source pour les revenus autres), une déclaration mensuelle à transmettre le 10 du mois suivant le versement des salaires.
L’exception de la loi de finances 2023
Depuis le 1er janvier 2023, certains employeurs établis dans l’UE ou dans un État conventionné ne retiennent plus l’impôt pour leurs salariés résidents français affiliés à la sécurité sociale étrangère et exerçant ponctuellement en France, notamment en télétravail. Dans ce cas, le fisc prélève alors directement un acompte sur le compte du salarié. L’employeur conserve toutefois une déclaration annuelle des rémunérations imposables en France.
| Situation du salarié | Déclaration | Échéance | Qui paie le PAS ? |
|---|---|---|---|
| Affilié à la Sécurité sociale française | DSN (ou TFE) | 5 ou 15 du mois M+1 | L’employeur, par prélèvement SEPA |
| Non affilié, aucune cotisation en France | PASRAU | 10 du mois M+1 | L’employeur, par prélèvement SEPA |
| Employeur UE/conventionné, salarié affilié à l’étranger, activité ponctuelle en France | Déclaration annuelle des revenus | Annuelle | Le salarié, par acompte |
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Représentant fiscal et prélèvement à la source entreprise étrangère : obligatoire ou facultatif ?
Lorsqu’une entreprise non établie en France est redevable d’un impôt français (TVA, PAS…), elle doit en principe faire accréditer un représentant fiscal. Ainsi, celui-ci s’engage à accomplir les formalités à sa place et, selon son mandat, à reverser les sommes dues.
Quand le représentant fiscal est-il obligatoire ?
Tout d’abord, il est obligatoire pour les employeurs établis hors de l’Union européenne et hors des pays ayant conclu avec la France à la fois une convention d’assistance administrative contre la fraude et une convention d’assistance au recouvrement. Les États-Unis, la Suisse, le Canada ou la Chine, par exemple, ne figurent pas sur la liste publiée par la DGFiP à la date de rédaction. Leurs entreprises doivent donc désigner un représentant.
Quand est-il facultatif ?
À l’inverse, les employeurs établis dans l’Union européenne ou dans un pays listé par l’administration (Royaume-Uni, Norvège, Islande, Japon, Inde, Australie, Mexique, Tunisie, Turquie…) en sont dispensés. Ils peuvent toutefois désigner un mandataire qui agit sous leur responsabilité, via un mandat exclusif rédigé en français.
Qui peut être représentant fiscal ?
- Une société française assujettie, connue des services fiscaux
- Présentant une moralité fiscale irréprochable, validée par le Service des impôts des entreprises étrangères (SIEE) de la DINR
- Un seul représentant par entreprise : celui déjà accrédité pour la TVA l’est automatiquement pour le PAS
Le représentant fiscal ne peut jamais utiliser sa propre DSN pour déclarer le PAS des salariés qu’il représente. De même, la tolérance permettant de passer par la DSN d’une société française du groupe était limitée à l’année 2020 : l’entreprise étrangère doit désormais disposer de sa propre inscription sur net-entreprises.fr.
Les étapes pour mettre en place le prélèvement à la source d’une entreprise étrangère
L’ordre des démarches est décisif : chaque étape conditionne la suivante. Voici donc le parcours type, de l’immatriculation au premier reversement.
1. Immatriculation et SIRET
Déclaration via le guichet unique formalites.entreprises.gouv.fr (formulaire EE0 pour une entreprise sans établissement).
2. Représentant fiscal ou mandataire
Mandat signé par les deux parties, joint à la demande d’immatriculation. En outre, l’accréditation doit précéder le premier prélèvement.
3. Espace professionnel et compte SEPA
Création de l’espace sur impots.gouv.fr, saisie du compte bancaire SEPA, puis envoi du mandat SEPA B2B signé à la banque.
4. Inscription sur net-entreprises.fr
Adhésion à la DSN ou au PASRAU (ou au TFE côté URSSAF) et récupération des taux de PAS de chaque salarié.
5. Retenue sur le bulletin de paie
Application du taux transmis par la DGFiP sur le net imposable, avec mention sur la fiche de paie.
6. Déclaration et reversement mensuels
DSN le 5 ou le 15, PASRAU le 10 du mois suivant. Le reversement se fait uniquement par prélèvement SEPA B2B : par conséquent, virements et chèques sont refusés.
Interlocuteur unique côté fiscal : le Service des impôts des entreprises étrangères (SIEE) de la Direction des impôts des non-résidents, joignable via la messagerie de l’espace professionnel. Côté social, en revanche, c’est l’URSSAF Service Firmes Étrangères qui répond aux questions DSN et cotisations.
Deux cas concrets de prélèvement à la source entreprise étrangère
Situation : une start-up basée à Boston recrute une responsable commerciale qui vit et travaille à Bordeaux. Salaire brut : 4 500 € par mois, affiliation au régime général français.
Obligations : immatriculation et SIRET, représentant fiscal obligatoire (les États-Unis ne font pas partie des pays dispensés), compte SEPA en Europe, DSN mensuelle. Par exemple, si le taux personnalisé de la salariée est de 7,5 % et son net imposable de 3 600 €, l’entreprise retient 270 € chaque mois et les reverse via la DSN.
→ Autrement dit, sans représentant accrédité avant la première paie, le PAS ne peut pas être reversé correctement.
Situation : une GmbH munichoise embauche un ingénieur installé à Lyon, qui travaille à 100 % depuis la France et relève de la Sécurité sociale française.
Obligations : représentant fiscal facultatif (entreprise établie dans l’UE). La société passe ainsi par le TFE de l’URSSAF : cotisations et PAS sont déclarés au même endroit, sans formalité fiscale supplémentaire. Elle peut néanmoins confier la paie à un prestataire mandaté pour sécuriser les échéances.
→ En revanche, si l’ingénieur était resté affilié en Allemagne avec quelques jours de télétravail en France, le régime d’acompte de la LF 2023 aurait pu s’appliquer.
Erreurs fréquentes et sanctions
En matière de prélèvement à la source entreprise étrangère, la collecte engage directement la responsabilité de l’employeur, qui reste débiteur de la retenue même lorsqu’un représentant agit pour lui.
Dans ce cas, le prélèvement est rejeté et l’incident de paiement entraîne l’application de pénalités.
L’employeur s’expose alors à des majorations et amendes proportionnelles aux sommes non déclarées ou non reversées, notamment aggravées en cas de rétention volontaire.
Utiliser la DSN d’une autre société (filiale, représentant) ou déposer une DSN pour un salarié non affilié génère donc des rejets et des régularisations complexes.
La checklist pour être en règle
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Basé à Bordeaux, GlobalPaie accompagne les entreprises étrangères sans établissement en France sur l’ensemble du cycle : immatriculation, bulletins conformes, déclarations sociales, DSN et prélèvement à la source d’une entreprise étrangère.
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Conclusion
En résumé, le prélèvement à la source d’une entreprise étrangère repose sur trois décisions clés : le circuit déclaratif (DSN, PASRAU ou acompte), la représentation (représentant fiscal obligatoire hors UE et hors pays conventionnés) et l’outillage (SIRET, espace professionnel, compte SEPA). Ainsi, prises dans le bon ordre et avant la première paie, elles transforment une contrainte administrative en simple routine mensuelle. En revanche, mal anticipées, elles exposent à des rejets de prélèvement et à des pénalités qui s’accumulent vite.
FAQ : prélèvement à la source entreprise étrangère
Une entreprise étrangère sans établissement en France doit-elle appliquer le prélèvement à la source ?
Oui, dès lors qu’elle verse des salaires imposables en France à un salarié fiscalement domicilié en France. Toutefois, il existe une exception : certains employeurs de l’UE dont le salarié reste affilié à l’étranger et travaille ponctuellement en France, pour lesquels le salarié paie lui-même un acompte depuis 2023.
Le représentant fiscal est-il obligatoire pour le PAS ?
Il est obligatoire pour les employeurs établis hors de l’Union européenne et hors des pays ayant signé avec la France les conventions d’assistance administrative et de recouvrement (États-Unis, Suisse, Canada notamment). Les autres, en revanche, peuvent désigner un simple mandataire.
DSN ou PASRAU : comment choisir ?
Tout dépend de l’affiliation sociale du salarié. Ainsi, s’il cotise à la Sécurité sociale française, le PAS est déclaré dans la DSN. En revanche, si aucune cotisation n’est versée en France, l’employeur utilise le PASRAU, à déposer le 10 du mois suivant.
Peut-on reverser le PAS par virement depuis un compte hors zone SEPA ?
Non. Le reversement se fait exclusivement par prélèvement SEPA B2B, sur un compte en zone SEPA déclaré dans l’espace professionnel impots.gouv.fr. De plus, le mandat B2B signé doit être transmis à la banque avant tout reversement.
Une filiale française du groupe peut-elle déclarer le PAS à notre place ?
Elle peut être désignée représentant fiscal, mais elle ne peut pas utiliser sa propre DSN pour déclarer le PAS de vos salariés. Cette tolérance n’a en effet existé que pour l’année 2020. Par conséquent, l’entreprise étrangère doit désormais disposer de sa propre inscription sur net-entreprises.fr.
J’utilise déjà le TFE de l’URSSAF : dois-je faire une démarche pour le PAS ?
Non. En effet, selon l’administration fiscale, les employeurs qui déclarent leurs cotisations via le Titre Firmes Étrangères n’ont aucune formalité supplémentaire : le PAS transite par l’URSSAF, qui le reverse à la DGFiP.
Quel est l’interlocuteur fiscal d’une entreprise étrangère pour le PAS ?
Le Service des impôts des entreprises étrangères (SIEE) de la Direction des impôts des non-résidents, à Noisy-le-Grand, quel que soit le pays d’établissement. En revanche, les questions sur la DSN et les cotisations relèvent de l’URSSAF Service Firmes Étrangères.
Sources : impots.gouv.fr – Les modalités du prélèvement à la source (entreprises étrangères) · net-entreprises.fr · URSSAF Service Firmes Étrangères. Informations à jour à la date de publication ; la liste des pays dispensés de représentant fiscal peut évoluer.
